Escolha uma Página

A contabilidade de uma empresa é algo extremamente importante, não apenas para manter o negócio dentro da lei, mas também para poder cuidar de perto da vida financeira da organização.

Nesse sentido, ter atenção aos registros contábeis é algo essencial e que sempre deve ser feito pelo contador. Apesar de extremamente importante, algumas vezes esse item pode ser deixado de lado ou não ter os cuidados que merece por determinadas empresas.

Quer saber mais sobre os registros contábeis e ver dicas práticas e eficientes sobre esse assunto? Continue a leitura!

O que são registros contábeis e qual a sua importância?

Como o próprio nome indica, os registros contábeis se configuram como os apontamentos de toda a movimentação financeira e econômica de uma empresa, contendo informações importantes como receita, despesa, obrigações legais, direitos, benefícios, isenções, entre outros.

O registro contábil é tão importante na vida financeira de qualquer negócio que ele até mesmo está previsto em lei, sendo obrigatório para as empresas de todos os portes e tamanhos, de acordo com a Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000, regulamentado desde 2011.

A norma também regula que a obrigação de realizar o registro contábil é do contador ou do técnico em contabilidade da empresa e o processo pode ser feito em conjunto com os gestores do negócio, conferindo, assim, um caráter mais prático na administração da vida financeira da companhia.

Os registros contábeis são ferramentas extremamente importantes no dia a dia de qualquer negócio, ajudando a:

  • verificar a saúde financeira da empresa;
  • entender qual é o total de bens acumulados e o patrimônio líquido do negócio;
  • verificar se, dentro do período analisado, houve o lucro desejado ou não;
  • verificar quais são as dívidas da empresa;
  • analisar a possibilidade de arcar com novas dívidas e empréstimos;
  • entre outras muitas ações.

Quanto mais preciso e claro for o registro contábil, mais assertivas serão as informações sobre a vida financeira da empresa, permitindo que os gestores tomem ações mais adequadas a sua realidade, promovendo um crescimento sustentável em longo prazo.

Como realizar os registros contábeis de forma adequada e transparente?

Como você pode notar, quanto mais transparente e fidedigno forem os registros contábeis, melhor será a gestão da empresa em questão. Por isso, o contador precisa ficar extremamente atento a essa ferramenta, considerando algumas dicas importantes.

Atenção ao livro diário

Dentro do que chamamos de registros contábeis existem várias ferramentas que podem ser usadas, entre elas o livro diário – um livro contábil de preenchimento obrigatório por lei e de suma importância, no qual estão lançadas todas as operações diárias da empresa.

Aqui, devem ser registrados os fatos contábeis em partidas dobradas, ou seja, os totais de débitos e créditos devem ser sempre iguais, sendo a conta débito sempre lançada antes da conta crédito.

O livro diário é onde estão registradas oficialmente todas as transações de uma empresa e por isso devem seguir algumas formalidades quanto a sua apresentação e escrituração, com termo de abertura e de encerramento e com data de operação, título da conta débito e crédito, valor do crédito e débito e histórico.

Documentação deve ser isenta de rasuras

A base dos registros contábeis são os documentos que comprovam determinadas ações, como notas fiscais, recibos, relatórios, extratos bancários, contratos e outros. Por isso, é essencial que estes não tenham nenhuma rasura e nem danos que dificultem a identificação do conteúdo.

Além da documentação, um bom registro contábil ainda deve conter a data de emissão do documento em questão – que costuma determinar também a data do registro contábil.

Porém, vale à pena destacar que existem alguns documentos (como é o caso das notas fiscais de entrada de mercadorias) devem ser contabilizadas na data de entrada na empresa e não na data de emissão do documento.

Escrituração contábil eletrônica também merece cuidados

Com a evolução da tecnologia, é claro que a contabilidade também passou por alterações, sobretudo na escrituração contábil. Hoje, já não é mais necessário manter os livros diários em formatos físicos, por exemplo, sendo possível armazená-los em formato digital, porém, desde que exista uma certificação digital garantindo segurança e idoneidade na troca de dados.

Essa possibilidade foi instituída em 2007 e nesse procedimento todos os documentos obrigatórios para a escrituração são substituídos pela versão eletrônica. Quando esse arquivo digital é gerado, automaticamente ele é transmitido ao Repositório Nacional do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e disponibilizado para a Junta Comercial.

De lá, a informação é enviada para a Receita Federal, ao SEFAZ e as demais entidades reguladoras. Tudo isso gera muito mais rapidez, unificando os processos e reduzindo as burocracias.

Atenção, porque para algumas empresas a escrituração digital é obrigatória, como no caso:

  • das sociedades empresariais que optam pelo Lucro Real;
  • das empresas optantes pelo Lucro Presumido que fazem a distribuição do lucro superior à presunção atribuída pelo governo e com incidência do Imposto de Renda.

Registro contábil deve ir além da mera contabilidade

O mais importante, contudo, para que os seus registros contábeis sejam realmente efetivos no dia a dia da gestão da empresa é que eles consigam ir além da mera prática contábil, fornecendo informações reais e precisas sobre a situação patrimonial do negócio em questão.

Um exemplo prático é da conciliação bancária. Mensalmente, é necessário conferir os saldos do razão com os indicados nos extratos do banco, permitindo ajustar as divergências e manter as informações fidedignas à realidade da empresa.

Também é preciso atenção para conciliar todas as contas de adiantamento, como os cheques pré-datados, o adiantamento pago aos funcionários, tributos a serem recolhidos e assim por diante – garantindo que as informações dos registros contábeis realmente possam ser úteis aos gestores.

Confira se você possui todas as informações necessárias

Já deu para notar que um bom registro contábil precisa de informações e documentos completos e atualizados, não é mesmo? Pois isso também é função do contador – solicitar sempre essa documentação dos empresários.

É possível que alguns dados o escritório de contabilidade já detenha, por lidar com eles frequentemente, mas outros terão de ser solicitados periodicamente, como extrato bancário, despesas pagas, contratos, entre outros. Por isso, sempre mantenha um controle adequado sobre a documentação e uma boa comunicação com os gestores.

Depois de ler todas essas informações, ficou mais fácil entender a importância e realizar adequadamente os registros contábeis? Se você gostou desse conteúdo, curta a nossa página no Facebook e receba sempre dicas interessantes como essa!