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Fazer o cálculo da folha de pagamento corretamente é algo de suma importância para qualquer empresa, independente do porte ou do número de funcionários. Afinal, o holerite é o documento usado pelo funcionário para comprovar a sua renda, sendo usado em financiamentos e até na solicitação da aposentadoria.

Além disso, caso o cálculo seja feito de maneira errada, o empresário poderá estar sujeito a multas e sanções trabalhistas ou ainda acabar perdendo dinheiro, pagando por funcionários que não trabalharam no período em questão, por exemplo.

Se você também tem dúvidas sobre como fazer o cálculo da folha de pagamento, continue a leitura!

O que é e para que serve a folha de pagamento?

Se você não tem nenhuma familiaridade com esse termo, saiba que, basicamente, podemos entender a folha de pagamento como a soma de todos os registros financeiros da sua empresa no que tange o setor de RH, como salários, bônus, vencimentos, descontos e outros.

Para realizar uma boa folha de pagamento, você deverá ter alguns conhecimentos mais técnicos em áreas distintas, como recursos humanos, leis trabalhistas e matemática financeira. Caso você nunca tenha feito uma folha de pagamento antes ou não se sinta confortável com esses pontos, vale à pena contratar uma assessoria especializada.

Isso porque a folha de pagamento é extremamente importante em qualquer empresa, sendo o espelho da remuneração de cada funcionário que você possui. Uma folha de pagamento mal feita pode incorrer em prejuízos financeiros para a sua empresa e até penalidades com a justiça trabalhista.

Qual o passo a passo para fazer o cálculo da folha de pagamento?

Agora que você já viu como o cálculo da folha de pagamento é algo importante, veja os principais passos para seguir.

1. Defina o sistema que será usado

Empresas menores ou que estão começando a lidar com o cálculo da folha de pagamento podem preferir o uso do Excel, que ajuda a separar os pagamentos por mês.

Mas, para aquelas empresas com um volume maior de dados ou um grande número de funcionários, pode ser necessário optar por sistemas especializados ou até mesmo pela terceirização.

2. Atente-se ao registro de ponto dos funcionários

O registro de ponto é um item essencial quando falamos no cálculo da folha de pagamento, pois é ele que mostra seu os seus funcionários possuem horas extras a serem pagas, se tiveram faltas não justificadas no período, se devem receber adicionais como por trabalho noturno ou insalubridade, entre outros pontos.

Por isso, antes de pensar em calcular o pagamento dos seus colaboradores é muito importante que você tenha um modo de registrar o horário trabalhado por cada um deles.

3. Analise as faltas e os descontos

A partir do registro de ponto, você ainda poderá entender se existem descontos a serem lançados no valor do salário a ser pago, como no caso das faltas sem justificativa (como os atestados médicos).

Aqui, também devem estar incluídas taxas como do INSS, do imposto de renda, além dos benefícios, como vale-refeição, vale-transporte e outros.

Depois desses cálculos, você terá como resultado o salário líquido do seu funcionário, ou seja, que já conta com os descontos, taxas, impostos e ainda os adicionais.

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Quais são os principais descontos que incidem sobre a folha de pagamento?

Outro ponto muito importante que você deve considerar quando falamos em cálculo da folha de pagamento está relacionado aos descontos obrigatórios, relativo aos impostos cobrados pelo governo. Veja os principais.

FGTS

O Fundo de Garantia não é um item descontado do salário do seu funcionário, mas é necessário que você faça o cálculo e o depósito do valor todos os meses, cumprindo, assim, a legislação.

Independente do valor do salário bruto que você paga ao seu funcionário, a alíquota do FGTS é de, sempre, 8%.

Imposto de Renda

O Imposto de Renda retido na Fonte apenas deve ser incidente sobre os salários acima de R$ 1903,98 (para a tabela ano-base de 2017), sendo a alíquota variável de acordo com a tabela:

  • entre R$ 1903,98 a R$ 2826,65: a alíquota é de 7,5% e a parcela para a dedução padrão é de R$ 142,80;
  • entre R$ 2826,66 a R$ 3751,05: a alíquota sobe para 15% e a parcela para R$ 354,80;
  • entre R$3751,06 a R$4664,68: a alíquota é de 22,5% e a parcela é de R$636,16;
  • acima de R$4664,68: a alíquota máxima é de 27,5% com parcela de dedução padrão de R$869,36.

O cálculo do tributo deverá ser feito em cima do total de vencimentos menos o valor da contribuição previdenciária e, ainda, caso exista o valor do desconto por dependente (que é de R$189,59 para cada um).

INSS

A contribuição para a Previdência é descontada todos os meses e calculada sobre todos os vencimentos. O percentual varia de acordo com a tabela:

  • para vencimentos de até R$ 1659,38: alíquota de 8%;
  • para vencimentos entre R$ 1659,39 e R$ 2765,66: alíquota de 9%;
  • para vencimentos acima de R$ 2765,67: alíquota de 11%.

Contribuição sindical

Com a nova reforma trabalhista aprovada pelo Senado, a contribuição sindical passa a ser opcional, ou seja, o trabalhador apenas paga a taxa caso queira. Se for esse o seu desejo, ele deverá informar o empregador e somente após essa autorização o item será descontado em folha.

Antes o desconto era compulsório e feito uma vez por ano, tanto para os funcionários de empresas, como para os profissionais liberais e autônomos, sendo o valor o equivalente a um dia de salário. O débito, geralmente, era feito em abril (na folha referente aos dias trabalhados em março).

Porém, essas alterações apenas devem começar a valer para os descontos de 2018.

Horas extras e adicional noturno

Para calcular as horas extras é preciso utilizar o valor comum da hora trabalhada e somar a ele o percentual pelas horas a mais, que geralmente é de 50%. Se o seu trabalhador for horista, esse cálculo é direto.

Agora, no caso dos mensalistas é preciso dividir o valor pago pelo salário por 220, para se ter um valor de cada hora de trabalho.

O adicional noturno deverá ser pago apenas aos trabalhadores que atuam entre o período das 22 horas às 5 horas da manhã. Note que esse período é de 7 horas, porém as horas noturnas são computadas a cada 52 minutos e 30 segundos, sendo assim o período abrangente a 8 horas.

O percentual a ser incluído no cálculo é de 20% sobre a remuneração do empregador noturno.

No caso de horas extras em período noturno é preciso incluir os dois adicionais no cálculo do trabalhador (ou seja, tanto o valor das horas a mais, como o adicional noturno), ambos incidindo sobre o valor da hora trabalhada, mas com cálculos separados.

Além desses itens, você ainda terá de incluir o salário-família para os trabalhadores de baixa renda com filhos de até 14 anos, as férias e o décimo terceiro.

Com essas dicas, ficou mais fácil fazer o cálculo da folha de pagamento? Ainda tem alguma dúvida sobre esse tema? Deixe um comentário pra gente!

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